Στην σημερινή διαδικτυακή ζωή είναι πολλές φορές που δεν μπορούμε να ολοκληρώσουμε την δουλειά μας είτε επειδή χάνουμε την παραγωγικότητα μας, είτε επειδή οι αποσπάσεις είναι πλέον άπειρες! Σε αυτό το άρθρο θα δούμε 10 βήματα για να αυξήσουμε την παραγωγικότητα μας και να κάνουμε τις μέρες μας να αξίζουν!
Βήμα 1ο – Ξεκίνημα
Δεν υπάρχει κανένα νόημα να αγνοούμε και να αναβάλουμε εργασίες και δουλειές που έτσι και αλλιώς πρέπει να ολοκληρωθούν. Πρέπει να σταματήσουμε να σπαταλάμε χρόνο και να ξεκινήσουμε άμεσα την δουλειά !
Βήμα 2ο – Οργάνωση
Πρέπει να οργανώσουμε τα πάντα! Η οργάνωση θα βοηθήσει άμεσα στην αύξηση της παραγωγικότητας μας. Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι κατέχουμε όλα τα εργαλεία που χρειαζόμαστε για την δουλειά μας, να οργανώσουμε τα αρχεία και τους φακέλους μας, τον χώρο μας και το γραφείο μας, και τέλος τις σκέψεις μας για το πως θέλουμε να δουλέψουμε
Βήμα 3ο – Δημιουργία λιστών
Αυτό είναι ένα απλό αλλά πολύ αποτελεσματικό βήμα! Πρέπει να συντάξουμε λίστες με όλες τις εργασίες που έχουμε να κάνουμε, είτε αυτές είναι καθημερινές είτε εβδομαδιαίες είτε μηνιαίες.
Βήμα 4ο – Ταξινόμηση των εργασιών
Αφού δημιουργήσουμε τις λίστες με τις εργασίες μας, πρέπει να βάλουμε έναν βαθμό δυσκολίας σε κάθε εργασία. Έτσι μπορούμε να υπολογίσουμε περίπου πόσο χρόνο και κόπο θα χρειαστεί η κάθε εργασία.
Βήμα 5ο – Αρχή με την δυσκολότερη εργασία
Από την ταξινομημένη λίστα με τις εργασίες μας, πρέπει να ξεκινήσουμε από την δυσκολότερη πρώτα. Έτσι θα εξασφαλίσουμε πως καθώς θα προχωράμε στην δουλειά μας, οι εργασίες θα γίνονται όλο και ευκολότερες και έτσι θα αυξάνεται η παραγωγικότητα μας.
Βήμα 6ο – Απομόνωση από τις αποσπάσεις
Από όπου και να εργαζόμαστε είναι σίγουρο πως θα υπάρχουν αρκετές αποσπάσεις. Είτε είναι οι δυνάδελφοι μας που κάνουν θόρυβο, είτε τα social media και τα IMs που μας διακόπτουν συνέχεια, είτε γενικότερα θόρυβος. Καλό είναι να αρκεστούμε στα ακουστικά μας, να ακούμε την αγαπημένη μας μουσική για συγκέντρωση, και για ότι αναζήτηση θέλουμε να κάνουμε να χρησιμοποιούμε εργαλεία του διαδικτύου.
Βήμα 7ο – Θέσπιση χρονικών ορίων
Στην λίστα με τις εργασίες μας, καλό είναι πέρα από την δυσκολία να ορίσουμε και συγκεκριμένο χρόνο που θεωρούμε πως θα μας πάρει να την ολοκληρώσουμε. Καλό είναι να κάνουμε ρεαλιστικές εκτιμίσεις καθώς οι πολύ σύντομες χρονικές εκτιμίσεις μπορεί να μας πιέσουν και να μας κάνουν αντιπαραγωγικούς.
Βήμα 8ο – Ανάλυση των εργασιών
Αν κατά την διάρκεια της δουλειάς μας πάνω σε μια εργασία, δούμε ότι πρόκειται για μεγάλο όγκο δουλειάς, τότε το καλύτερο που έχουμε να κάνουμε είναι να “σπάσουμε” την εργασία σε επιμέρους και πιο ευδιάκριτες/εύκολες εργασίες. Έτσι θα μπορέσουμε να τελειώσουμε το κάθε κομμάτι ξεχωριστά πιο γρήγορα και αποδοτικά.
Βήμα 9ο – Μελέτη των shortcuts
Καλό είναι όταν εργαζόμαστε με το πληκτρολόγιο να γνωρίζουμε κάποια (αν όχι όλα) shortcuts και του λειτουργικού που χρησιμοποιούμε αλλά και των προγραμμάτων (συχνά είναι τα ίδια). Στο τέλος του άρθρου ακολουθεί ένας πίνακας με 10 από τα πιο συχνά shortcuts που θα χρησιμοποιήσουμε κατά την διάρκεια της χρήσης του υπολογιστή μας.
Βήμα 10ο – Παραμερισμός του multitasking
Μελέτες έχουν αποδείξει πως το multitasking (δηλαδή το να εργαζόμαστε πάνω σε πολλά διαφορετικά πράγματα ταυτόχρονα) δεν είναι καθόλου παραγωγικό. Οι συνεχείς διακοπές από την εργασία μας θα μας αποσπάσουν την προσοχή και θα μας διακόψουν τον ειρμό της εργασίας μας ενώ θα μας δυσκολέψουν στο να επιστρέψουμε σε αυτήν. Καλό είναι λοιπόν όταν εργαζόμαστε σε κάτι να είμαστε απόλυτα συγκεντρωμένοι!
